FAQ
- 社内で書いた原稿をマニュアルにしてくれますか。
はい、お任せください。すでに社内にマニュアルに使えそうな原稿がある場合、内容を再構成して、わかりにくい部分のリライトや図解などにより、目的の情報がすぐに探せるマニュアルに仕上げます。
「マニュアルを外注したいが、このような特殊なシステムを社外の人に理解させるのは時間がかかりすぎる。自分で書いた方が早いのでは？」と思われることもあるでしょう。社内で原稿を書くべきかどうか迷っているのでしたら、最も効率的なマニュアル作成方法をご提案します。
たとえばこんな例があります。あるシステム開発会社様のメーカー向け業務管理システムのマニュアルです。最初に製品の概要をレクチャーしていただき、ソフトをお借りして操作の流れを理解し、マニュアルの目次構成とデザインをご提案しました。当社が立てた目次構成案にそってお客様側で原稿を執筆していただいた後、当社で本文のリライトや用語・表現の統一、わかりにくい部分の指摘などをしながら、ページのレイアウトを進めました。
このように、お客様の「商品知識」と、当社の「マニュアル作成技術」を持ちよる形で共同作業を行うことにより、困難と思われるマニュアル作成がスムーズに実現します。
- 予算がきびしいのですが…
ご相談ください。予算が少なくても事前のお話し合いをもとに、効率よい進行の仕方をご提案いたします。手を抜くのではなく、やり方次第でコストが抑えられます。制作方法を前もってよく検討することによって、低コストでも結果的に質の高い成果を生み出すことも可能だと考えております。
起業したばかりのエンジニアの方から、開発した通信関連パッケージソフトのマニュアル制作を格安で請け負い、喜んでいただいたこともあります。
- マニュアル作成ツールを導入したいのですが…
社内ナレッジの蓄積と共有のために、マニュアル作成ツールが各社から提供されています。スマホで撮影した写真や動画が共有できたり、AIが検索・要約・多言語化を支援してくれたりと、ますます便利に進化しています。しかし、マニュアル作成ツールを導入すれば、マニュアルができるのでしょうか？そうは思えません。明確な目的設定、既存ナレッジの整理、記述ルールを定めたガイドラインなど事前準備と運用体制の構築も必要です。私たちは、導入時の初期コンテンツ作成のお手伝いもいたします。
- マニュアル用の資料を作る余裕がないので、取材に来てほしい。
はい、お任せください。今ある資料をご用意いただき、取材で知識を補いながらマニュアルを作成することもよくあります。制作途中での疑問点は、ご担当窓口にメールで質問させていただき、メールや電話でお答えいただく方法で解決しています。
ある企業様のシステムのマニュアル作成では、取材と打合せをかねて何時間か来てほしいというご要望がありました。外部からの率直な意見を出し、構成上のご提案をして、お客様のご要望を汲みながらマニュアルの作成を進めました。お客様では一度も赤ペンでチェックするような校正作業をすることなく、口頭やメールによる指示だけでマニュアルが完成したケースでした。
- 今のマニュアルの評判が良くないのでリニューアルしたい。
はい、お任せください。お客様からご要望をヒアリングし、まず、現在のマニュアルを分析・評価した上で、問題点と具体的な改善策をあげたレポートをご提出します。あわせてご提出する構成案とサンプルページで、改善後のマニュアルを具体的にイメージしていただけます。
リニューアルにおいては、全体の構成を見直し、デザインを一新します。不足している情報は追加し、わかりにくい説明はわかりやすく書き直します。
長年の経験がある私たちには、取扱説明書やマニュアルの問題点がとてもよく見えます。これではユーザがお気の毒だと思い、わかりやすく質の高いマニュアルにするために、ときには採算を度外視した仕事をしてしまいます。
- 納期が短いけど何とかなりますか？
はい、ご相談ください。長年の経験から、短い制作期間でも最善のものを作り上げるノウハウがあります。初校はテキストを90%以上書き上げ、再校はほぼ納品データに近い完成度の高い形でお出ししていますので、ご担当者に効率よくチェックしていただけます。どこに発注するか迷って時間を費やす前に、ぜひご連絡ください。
製品やサービスの開発期間がどんどん短くなっていますから、ほとんどのマニュアルは厳しい納期でやっています。仕事の発注をいただくとき、「納期はいつごろですか？」と聞くと、「それがですねー」と言いにくそうなお客様も多いです。
ひと昔前には、開発の進捗に合わせ、1年かけてマニュアルを作ったこともありますが、今となっては懐かしいです。
- バージョンアップの際は、社内でマニュアルを改訂したい。
たびたび内容の修正や改訂が必要なマニュアルは、お客様が使いなれたツールで作成し、社内で修正できるようにしておくと便利です。お客様のご事情に合わせたツールで制作することも可能ですので、ご相談ください。改訂を踏まえた修正しやすい構成とシンプルなデザインをご提案し、初版の作成をお引き受けします。
Wordでマニュアルを作って欲しいというご要望はよくあります。PowerPointでマニュアルのフォーマットをというご要望にお応えしたこともあります。ビジネスソフトではデザインに制約があり、美しいドキュメントはできませんし、ページ数も増大します。お客様がDTPソフトを導入して社内で改訂するケースもあります。印刷業界の標準となっている Adobe Creative Cloudはクラウドサービスとして提供されているので、気軽に試すことができます。
- 社内でマニュアルを作りたいのですが、サポートしてもらえますか？
はい、お任せください。お客様の状況やご要望をヒアリングし、お客様に最適な作り方をご提案し、社内での作成作業をサポートいたします。取扱説明書やマニュアル作成に関することなら、当社がお手伝いできることがきっとあるはずです。悩む前にご相談ください。
サポートの方法は、例えば、お客様が原案を作成して当社が品質アップのための手直しをする、または、当社がマニュアルの構成とフォーマットデザインをお引き受けし、お客様が原稿を書くなど、さまざま考えられます。
当社では、マニュアル制作をお引き受けすると、最初に、 表紙、サンプルページ、目次構成案をご提出しています。サンプルページとは、フォーマット上に、見出し、リード文、操作説明文、図などをレイアウトしたもので、完成ページに近いものです。
当社がフォーマットデザインをお引き受けする場合、お客様はサンプルページにならってページを作成していけば、比較的楽に高品質なマニュアルを作ることができるでしょう。
- 子ども向けの取扱説明書を作りたい。
はい、お任せください。子ども向けの取扱説明書も、いろいろ手がけてきました。タイトルや文章、デザインなど、ターゲットに合わせた企画をご提案します。
色使いやフォーマットデザイン 、コピーライティングでは、大人向けとは全く違った工夫が必要です。見出しのコピーは子ども心をつかみ、しかも内容が伝わらなければなりません。漢字にはすべてルビを振ります。ルビを振ると行間が広がるため、文字をきれいに収める工夫も必要です。
- シニア向けの取扱説明書で注意することは？
まず、ほとんどの方が老眼になり、小さい文字が読みにくくなるので、文字サイズを大きく、UD（ユニバーサルデザイン）フォントを使用することは基本です。文字は原則として黒。病気の診断や自覚がない方も、白内障（水晶体の濁り）が進んでいるので、赤や青の文字では見えづらくなります。注意事項が目立つように明朝体の赤文字にしている取扱説明書を見たことがありますが、最もダメな例です。シニアに限りませんが、取扱説明書を読むのは面倒なものです。読み手の負担を減らすよう、イラストを入れたり、構成やデザインを工夫したりして、1ステップを短時間で理解できるようにします。